בטיחות השליחה מתחילה בהחלטה איזה מידע נחוץ, וממשיכה בבדיקת הנמען והקובץ הסופי.
כשמישהו מבקש בצ'אט צילום של תעודה מזהה, דרכון או קובץ המכיל פרטי זיהוי, בחירת אפליקציית המסרים היא רק חלק מההחלטה. צריך להיות ברור אילו פרטים נחוצים, מי הנמען ואיזו גרסה בדיוק של הקובץ שולחים. הצפנה מקצה לקצה אינה יכולה להשיב מידע עודף ששלחתם בעצמכם לנמען מורשה.
המדריך מציע תהליך מעשי לצמצום חשיפת מידע, ולא הוראות לשינוי מסמך רשמי או הבטחה למניעת שימוש לרעה. אם הליך לגיטימי דורש עותק מלא שלא שונה, ודאו קודם את הדרישה ואת ערוץ ההגשה הרשמי; ייתכן שעותק שבו הוסתרו פרטים לא יתקבל.
תמונת השער נוצרה באמצעות בינה מלאכותית והיא המחשה רעיונית; היא אינה מסמך זיהוי אמיתי, ממשק של מוצר או הדגמה טכנית של הסרת מידע.
1. לפני הכנת הקובץ, בררו מדוע הוא נחוץ
שאלו את מי שמבקש את המסמך איזה חלק ממנו נחוץ ולאיזו מטרה. האם צריך לאמת מאפיין מסוים, או שבאמת דרוש הצילום המלא? האם יש דרך רשמית אחרת לאימות הזהות? שם מוכר של חברה או הודעה דחופה אינם תשובות לשאלות האלה.
אפשר לשלוח את ההודעה הקצרה הבאה:
אנא הסבירו לשם מה נחוץ המסמך, אילו פרטים חייבים להישאר קריאים ומהו ערוץ ההגשה הרשמי. האם תקבלו עותק שבו הוסתרו פרטים שאינם נחוצים?
העיקרון של מסירת מידע במידה הנחוצה בלבד מופיע גם בהנחיות ממשלת הולנד בנוגע לעותקים של מסמכי זיהוי. הדוגמאות והכללים המשפטיים בהן נוגעים לאותה מדינה. אי אפשר להסיק מהם רשימה אחידה של "פרטים שאפשר להסיר" לכל ארגון או לכל מסמך זיהוי איראני.
2. אמתו את זהות הנמען מחוץ להודעה עצמה
אם הבקשה אינה צפויה, פנו לארגון באמצעות מספר טלפון או אתר שאתם מכירים ממקור עצמאי. אל תסתמכו על מספר טלפון או קישור שנכללו בהודעה החשודה. גישה זו תואמת את הנחיות ה-FTC בנושא הודעות טקסט מטעות.
שם תצוגה, תמונת פרופיל וסמל מנעול אינם מספיקים כדי לוודא שמגיש הבקשה מוסמך לקבל את המסמך. אפילו השוואה של מספרי האבטחה בשיחה מסייעת לבדוק את מפתחות התקשורת; היא אינה מאשרת שבעל החשבון אכן עובד באותו ארגון או רשאי לקבל את המסמך שלכם.
אם קיים פורטל רשמי לקבלת מסמכים, בדקו באופן עצמאי את כתובתו ואת השתייכותו לארגון ושקלו להשתמש בערוץ המקובל הזה. אין פירוש הדבר שכל דף המשתמש ב-HTTPS בטוח באופן אוטומטי.
3. עבדו על עותק והתאימו את שיטת ההסרה לסוג הקובץ
שמרו את המקור בנפרד וצרו עותק בעל שם ברור לצורך השליחה. הסירו רק מידע שאינו נחוץ לבקשה הזאת ושהנמען מסכים להשמטתו. בדקו בנפרד מספרים, חתימה, כתובת, תמונה, גב המסמך ועמודים נוספים; אף אחד מהם אינו תמיד ניתן להסרה או תמיד נחוץ.
תמונה פשוטה: החלפה אטומה לחלוטין וייצוא חדש
בתמונה סטטית, האזור שנבחר חייב להיות מוחלף בפועל בפיקסלים אטומים לחלוטין בקובץ המיוצא. אל תסתמכו על טשטוש, פיקסול או סמן שקוף למחצה. לאחר העריכה, צרו קובץ חדש ופשוט, למשל PNG או JPEG, ופתחו מחדש את הקובץ הזה. אל תשלחו את קובץ הפרויקט, השכבות או היסטוריית העריכה. ההנחיות הטכניות של ה-ICO להסרת מידע מסבירות את ההבדל בין כיסוי חזותי של מידע לבין הסרה אמינה שלו.
סיומת של קובץ תמונה אינה מבטיחה כשלעצמה שהקובץ נקי ממידע רגיש. מידע שנותר מחוץ לאזור שנבחר או נשמר במטא-נתונים מצריך בדיקה נפרדת.
PDF: מלבן שחור אינו זהה לפעולת Redact
צורה שחורה עשויה רק לכסות טקסט ב-PDF, בזמן שהטקסט שמתחתיה עדיין ניתן לבחירה או לחילוץ. השתמשו בפונקציה שתוכננה במפורש לצורך Redact או הסרה לצמיתות של תוכן; החילו את ההסרות שסימנתם ושמרו את הקובץ הסופי.
לפי התיעוד של Adobe, הסרת תוכן גלוי וניקוי נתונים מוסתרים הן שתי פעולות נפרדות. בדקו מטא-נתונים, תוכן מוטמע ורכיבים מוסתרים באמצעות פונקציית הניקוי המתאימה בכלי שבו אתם משתמשים. המרה פשוטה ל-PDF או צילום מסך אינם כשלעצמם הוכחה להסרת כל המידע.
קובצי משרד: אל תשכחו הערות ושינויים במעקב
אם בכוונתכם לשלוח קובץ Word או קובץ בפורמט משרדי אחר, בדקו גם הערות, שינויים במעקב ופרטי מחבר. Document Inspector של Microsoft נועד לבדוק חלק מהנתונים האלה; יש לו מגבלות ועדיף להפעיל אותו על עותק. תוצאה ריקה אינה מחליפה בדיקה חזותית של הקובץ.
אותו מידע עשוי להופיע גם במקום אחר
כיסוי מספר בפינה אחת אינו מספיק אם אותו ערך מופיע במקום אחר. בחלק מהמסמכים המידע חוזר גם באזור קריא למכונה, בברקוד או בקוד QR. לדוגמה, הרשות ההולנדית לנתוני זהות מסבירה שמספר הזיהוי חוזר ב-QR בחלק מהדרכונים ההולנדיים; קודים במסמכים אחרים עשויים להכיל מידע שונה.
אם הנמען מסכים, אפשר לציין על העותק את מטרת השליחה, את שם הנמען ואת התאריך. הכיתוב רק מבהיר את הקשר השימוש; אפשר להסיר או לשחזר אותו והוא אינו מבטיח מניעת העתקה. אל תשתמשו בו כתחליף להסרת מידע עודף.
4. בדקו את הקובץ הסופי עצמו, לא את התצוגה המקדימה בעורך
סגרו את הקובץ המיוצא ופתחו אותו מחדש מהמקום שבו נשמר. במסמך חשוב, בדיקה נוספת בידי אדם מהימן עשויה לגלות בחירה בקובץ הלא נכון או עמוד שנשכח; גם לצורך הבדיקה הזאת אין צורך למסור עותק מלא לאנשים נוספים ללא סיבה.
| מה לבדוק? | איזו טעות לחפש? |
|---|---|
| כל העמודים ושני צדי המסמך | מספר או כתובת שחוזרים במקום אחר ולא כוסו |
| האזורים שמהם הוסר מידע בהגדלה | תווים קריאים בקצוות או מתחת לכיסוי שקוף למחצה |
| בחירה, חיפוש והעתקה של טקסט PDF | טקסט מוסתר שעדיין ניתן לחלץ למרות המראה המושחר |
| שם הקובץ, מאפיינים וקבצים מצורפים | פרטי זיהוי עודפים, הערות או קובץ מוטמע |
| התמונה הממוזערת בעת הצירוף | בחירה בטעות במקור במקום בקובץ המיוצא שנבדק |
אלה בדיקות ראשוניות. אי-מציאת טקסט באמצעות חיפוש או העתקה אינה מוכיחה כשלעצמה ניקוי מלא של PDF מורכב. למסמכים רגישים במיוחד, היעזרו בכלים ובאיש מקצוע המתאימים לסוג המסמך. בדקו גם מטא-נתונים של תמונות ומידע על מיקום בנפרד מהתוכן הגלוי.
אל תעלו מסמך זיהוי אמיתי רק כדי לנסות כלי מקוון לא מוכר להסרת מידע. התחילו בקובץ פיקטיבי שאינו מכיל מידע אישי ובדקו היכן מתבצע העיבוד ומהי מדיניות השמירה של הכלי.
5. שלחו את הקובץ שנבדק בשיחה הנכונה
לפני השליחה, בדקו שוב את שם החשבון, את היסטוריית השיחה ואת מספר הנמענים. אם המסמך אמור להגיע לאדם אחד, קבוצת עבודה או ערוץ ציבורי אינם תחליף לשיחה המסוימת הזאת. די בכיתוב קצר על מטרת הקובץ; אל תכתבו שוב בגוף ההודעה מידע שהסרתם מהתמונה.
לפי תיעוד האבטחה העדכני של Livara, קבצים ותמונות בשיחות ישירות LVR1 ובקבוצות פרטיות תואמות LGS1 מוצפנים לפני ההעלאה. בדקו את מצבה של השיחה המסוימת: קבוצה ישנה שאינה תואמת עשויה להיות מחוץ לכיסוי E2EE, וערוצים הם מרחבי פרסום ציבוריים. ההבחנה בין ערוץ ציבורי לצ'אט פרטי חשובה לבחירה הזאת.
ההגנה הזאת אינה מסירה מידע מהמסמך עצמו ואינה מונעת שמירה או הפצה מחדש בידי נמען מורשה. המאמר אינו טוען שיש ב-Livara כלי Redact מובנה או שהשירות מנקה עבורכם מסמכים מנתונים עודפים. על מסלול העברת הקובץ אפשר לקרוא גם במדריך להצפנת תמונות וקבצים מצורפים.
6. לאחר השליחה, נהלו את העותקים הנוספים
תעדו איזו גרסה שלחתם, לאיזו מטרה ולמי; אין צורך להעתיק שוב את כל פרטי הזיהוי לצורך התיעוד הזה. שאלו את הנמען כמה זמן הקובץ יישמר והאם יועבר לאנשים נוספים.
עברו על העותקים הזמניים והמיותרים במכשירים שלכם, תוך התחשבות בצורך ממשי בשמירת מסמכים. מחיקת צ'אט או הפעלת הודעות נעלמות אינן מוכיחות שגם הקובץ שהנמען הוריד, צילום המסך או הגיבוי שלו נמחקו.
אם שלחתם את הקובץ בטעות, שימוש באפשרות מחיקה זמינה ובקשה מהנמען למחוק אותו עשויים לעזור, אך אין לראות בכך השבה מובטחת של הקובץ. אם אתם מבחינים בסימנים לשימוש לרעה, פנו בערוץ רשמי לארגון הרלוונטי או לרשות המתאימה במקום מגוריכם; אל תחכו רק להיעלמות ההודעה.
רשימת בדיקה קצרה לפני הלחיצה על שליחה
- סיבת הבקשה והמידע הנחוץ ברורים.
- אימתתי את הנמען ואת ערוץ ההגשה באופן עצמאי.
- עבדתי על עותק ולא בחרתי בטעות במקור.
- שיטת ההסרה מתאימה לסוג הקובץ ובדקתי את התוצר הסופי.
- בדקתי עמודים נוספים, קודים, את שם הקובץ ונתונים מוסתרים.
- השיחה הנכונה ומעגל הנמענים ידועים.
- ברור לי שלאחר הקבלה לא תהיה לי שליטה מלאה בכל העותקים.
אם אחת התשובות אינה ברורה, עצרו לפני השליחה. כמה דקות של בדיקה בשלב הזה פשוטות יותר מניסיון לאסוף את כל עותקי המסמך אחרי הפצתו.
