Η ασφαλέστερη αποστολή αρχίζει με την απόφαση για τα απαραίτητα στοιχεία και συνεχίζεται με τον έλεγχο του παραλήπτη και του τελικού αρχείου.
Όταν κάποιος ζητά σε μια συνομιλία φωτογραφία της ταυτότητας, του διαβατηρίου ή ένα αρχείο με στοιχεία ταυτοποίησης, η επιλογή εφαρμογής μηνυμάτων είναι μόνο ένα μέρος της απόφασης. Πρέπει να είναι σαφές ποια στοιχεία χρειάζονται, ποιος είναι ο παραλήπτης και ποια ακριβώς έκδοση του αρχείου στέλνετε. Η διατερματική κρυπτογράφηση δεν μπορεί να ανακτήσει τα περιττά στοιχεία που στείλατε οι ίδιοι σε εξουσιοδοτημένο παραλήπτη.
Αυτός ο οδηγός προτείνει μια πρακτική διαδικασία για τη μείωση της έκθεσης πληροφοριών. Δεν αποτελεί οδηγία αλλοίωσης επίσημου εγγράφου ούτε εγγύηση αποτροπής της κατάχρησης. Αν μια νόμιμη διαδικασία απαιτεί πλήρες, μη τροποποιημένο αντίγραφο, επιβεβαιώστε πρώτα αυτή την απαίτηση και τον επίσημο τρόπο υποβολής. Ένα αντίγραφο με καλυμμένα στοιχεία μπορεί να μη γίνει δεκτό.
Η εικόνα εξωφύλλου δημιουργήθηκε με τεχνητή νοημοσύνη και είναι εννοιολογική· δεν απεικονίζει πραγματικό έγγραφο ταυτοποίησης, διεπαφή προϊόντος ή τεχνική επίδειξη απαλοιφής πληροφοριών.
1. Διευκρινίστε γιατί χρειάζεται το έγγραφο πριν ετοιμάσετε το αρχείο
Ρωτήστε ποιο μέρος του εγγράφου χρειάζεται ο αιτών και για ποιον σκοπό. Θέλει να επιβεβαιώσει ένα συγκεκριμένο χαρακτηριστικό ή χρειάζεται πράγματι ολόκληρη την εικόνα; Υπάρχει άλλος επίσημος τρόπος εξακρίβωσης της ταυτότητας; Ένα γνώριμο όνομα εταιρείας ή ο επείγων τόνος ενός μηνύματος δεν απαντούν σε αυτά τα ερωτήματα.
Μπορείτε να στείλετε το εξής σύντομο μήνυμα:
Παρακαλώ διευκρινίστε για ποιον σκοπό χρειάζεται αυτό το έγγραφο, ποια στοιχεία πρέπει να παραμείνουν ευανάγνωστα και ποιος είναι ο επίσημος τρόπος υποβολής. Δέχεστε αντίγραφο με καλυμμένες τις περιττές πληροφορίες;
Η αρχή της μη παροχής περισσότερων πληροφοριών από όσες χρειάζονται αναφέρεται και στις οδηγίες της ολλανδικής κυβέρνησης για τα αντίγραφα εγγράφων ταυτοποίησης. Τα παραδείγματα και οι νομικοί κανόνες τους αφορούν τη συγκεκριμένη χώρα. Δεν προκύπτει από αυτά ένας ενιαίος κατάλογος «στοιχείων που μπορούν να αφαιρεθούν» για όλους τους οργανισμούς ή για τα ιρανικά έγγραφα ταυτοποίησης.
2. Επιβεβαιώστε τον παραλήπτη ανεξάρτητα από το ίδιο το μήνυμα
Αν το αίτημα είναι απρόσμενο, επικοινωνήστε με τον οργανισμό μέσω αριθμού τηλεφώνου ή ιστοτόπου που γνωρίζετε ανεξάρτητα. Μη βασίζεστε στον αριθμό ή στον σύνδεσμο που περιλαμβάνεται στο ύποπτο μήνυμα. Αυτή η προσέγγιση συμβαδίζει με τις οδηγίες της FTC για τα παραπλανητικά μηνύματα.
Το εμφανιζόμενο όνομα, η φωτογραφία προφίλ και το εικονίδιο λουκέτου δεν αρκούν για να διαπιστώσετε αν το αίτημα είναι εξουσιοδοτημένο. Ακόμη και η σύγκριση των αριθμών ασφαλείας της συνομιλίας βοηθά στον έλεγχο των κλειδιών επικοινωνίας· δεν επιβεβαιώνει ότι ο κάτοχος του λογαριασμού εργάζεται πράγματι στον συγκεκριμένο οργανισμό ή δικαιούται να λάβει το έγγραφό σας.
Αν υπάρχει επίσημη πύλη υποβολής εγγράφων, ελέγξτε ανεξάρτητα τη διεύθυνσή της και αν ανήκει στον οργανισμό και εξετάστε τη χρήση αυτού του αποδεκτού τρόπου υποβολής. Αυτό δεν σημαίνει ότι κάθε σελίδα με HTTPS είναι αυτομάτως ασφαλής.
3. Εργαστείτε σε αντίγραφο και προσαρμόστε τη μέθοδο απαλοιφής στον τύπο αρχείου
Κρατήστε το πρωτότυπο χωριστά και δημιουργήστε για αποστολή ένα αντίγραφο με σαφές όνομα. Αφαιρέστε μόνο πληροφορίες που δεν χρειάζονται για το συγκεκριμένο αίτημα και των οποίων την αφαίρεση δέχεται ο παραλήπτης. Ελέγξτε ξεχωριστά αριθμούς, υπογραφή, διεύθυνση, φωτογραφία, πίσω όψη και άλλες σελίδες· κανένα από αυτά δεν είναι πάντοτε αφαιρέσιμο ή πάντοτε απαραίτητο.
Απλή εικόνα: πλήρης αδιαφανής αντικατάσταση και νέα εξαγωγή
Σε μια στατική εικόνα, η επιλεγμένη περιοχή πρέπει πράγματι να αντικατασταθεί στο εξαγόμενο αρχείο με πλήρως αδιαφανή εικονοστοιχεία. Μη βασίζεστε σε θόλωση, ψηφιδωτό ή ημιδιαφανή μαρκαδόρο. Μετά την επεξεργασία, δημιουργήστε μια νέα, απλή εξαγωγή, όπως PNG ή JPEG, και ανοίξτε ξανά αυτό το αρχείο. Μη στείλετε το αρχείο έργου, τις στρώσεις ή το ιστορικό επεξεργασίας. Οι τεχνικές οδηγίες του ICO για την απαλοιφή πληροφοριών εξηγούν τη διαφορά ανάμεσα στην οπτική κάλυψη και την αξιόπιστη αφαίρεση πληροφοριών.
Η επέκταση μιας εικόνας δεν εγγυάται από μόνη της ότι το αρχείο δεν περιέχει ευαίσθητα δεδομένα. Οι πληροφορίες που παραμένουν έξω από την επιλεγμένη περιοχή ή είναι αποθηκευμένες στα μεταδεδομένα χρειάζονται ξεχωριστό έλεγχο.
PDF: το μαύρο ορθογώνιο διαφέρει από τη λειτουργία Redact
Ένα μαύρο σχήμα μπορεί απλώς να καλύπτει το κείμενο ενός PDF, ενώ το κείμενο από κάτω παραμένει επιλέξιμο ή εξαγώγιμο. Χρησιμοποιήστε λειτουργία σχεδιασμένη ρητά για Redact ή μόνιμη αφαίρεση περιεχομένου· εφαρμόστε τις σημειωμένες απαλοιφές και αποθηκεύστε το τελικό αρχείο.
Σύμφωνα με την τεκμηρίωση της Adobe, η αφαίρεση ορατού περιεχομένου και ο καθαρισμός κρυφών δεδομένων είναι δύο ξεχωριστές εργασίες. Ελέγξτε τα μεταδεδομένα, το ενσωματωμένο περιεχόμενο και τα κρυφά στοιχεία με την κατάλληλη λειτουργία καθαρισμού του εργαλείου σας. Η απλή μετατροπή σε PDF ή η λήψη στιγμιότυπου οθόνης δεν αποδεικνύει από μόνη της ότι αφαιρέθηκαν όλες οι πληροφορίες.
Αρχεία γραφείου: μην ξεχνάτε σχόλια και καταγεγραμμένες αλλαγές
Αν πρόκειται να στείλετε αρχείο Word ή άλλο αρχείο γραφείου, ελέγξτε επίσης τα σχόλια, τις καταγεγραμμένες αλλαγές και τα στοιχεία συντάκτη. Το Document Inspector της Microsoft ελέγχει μέρος αυτών των δεδομένων· έχει περιορισμούς και είναι προτιμότερο να χρησιμοποιείται σε αντίγραφο. Ένα κενό αποτέλεσμα δεν υποκαθιστά τον οπτικό έλεγχο του αρχείου.
Οι ίδιες πληροφορίες μπορεί να επαναλαμβάνονται αλλού
Η κάλυψη ενός αριθμού σε μια γωνία δεν αρκεί αν η ίδια τιμή εμφανίζεται και αλλού. Ορισμένα έγγραφα επαναλαμβάνουν στοιχεία στη μηχανικώς αναγνώσιμη ζώνη, σε γραμμωτό κώδικα ή σε κώδικα QR. Για παράδειγμα, η ολλανδική αρχή στοιχείων ταυτότητας εξηγεί ότι ο αριθμός ταυτοποίησης επαναλαμβάνεται στο QR ορισμένων ολλανδικών διαβατηρίων· οι κώδικες άλλων εγγράφων μπορεί να περιέχουν διαφορετικά στοιχεία.
Αν το δέχεται ο παραλήπτης, μπορείτε να γράψετε στο αντίγραφο τον σκοπό αποστολής, το όνομα του παραλήπτη και την ημερομηνία. Αυτή η σημείωση απλώς διευκρινίζει το πλαίσιο χρήσης· μπορεί να αφαιρεθεί ή να αναδημιουργηθεί και δεν αποτρέπει οριστικά την αντιγραφή. Μην τη χρησιμοποιείτε αντί για την αφαίρεση περιττών πληροφοριών.
4. Ελέγξτε το ίδιο το τελικό αρχείο, όχι την προεπισκόπηση του προγράμματος
Κλείστε το εξαγόμενο αρχείο και ανοίξτε το ξανά από τη θέση όπου αποθηκεύτηκε. Για ένα σημαντικό έγγραφο, ένας δεύτερος έλεγχος από έμπιστο πρόσωπο μπορεί να εντοπίσει επιλογή λάθος αρχείου ή παράλειψη σελίδας· μην κοινοποιείτε όμως άσκοπα το πλήρες έγγραφο σε περισσότερα άτομα μόνο για αυτόν τον έλεγχο.
| Τι να ελέγξετε | Ποιο σφάλμα να αναζητήσετε |
|---|---|
| Όλες τις σελίδες και τις δύο όψεις | Επαναλαμβανόμενο αριθμό ή διεύθυνση που έμεινε ακάλυπτη σε άλλο σημείο |
| Τις περιοχές απαλοιφής σε μεγέθυνση | Ευανάγνωστους χαρακτήρες στις άκρες ή κάτω από ημιδιαφανή κάλυψη |
| Επιλογή, αναζήτηση και αντιγραφή κειμένου PDF | Κρυφό κείμενο που εξακολουθεί να εξάγεται παρότι φαίνεται μαυρισμένο |
| Όνομα αρχείου, ιδιότητες και συνημμένα | Πρόσθετα στοιχεία ταυτοποίησης, σχόλια ή ενσωματωμένο αρχείο |
| Τη μικρογραφία κατά την επισύναψη | Κατά λάθος επιλογή του πρωτοτύπου αντί για το ελεγμένο εξαγόμενο αρχείο |
Αυτοί είναι αρχικοί έλεγχοι. Η αδυναμία εύρεσης κειμένου με αναζήτηση ή αντιγραφή δεν αποδεικνύει από μόνη της τον πλήρη καθαρισμό ενός σύνθετου PDF. Για εξαιρετικά ευαίσθητα έγγραφα, χρησιμοποιήστε κατάλληλα εργαλεία και εξειδικευμένη βοήθεια ανάλογα με τον τύπο του εγγράφου. Ελέγξτε επίσης τα μεταδεδομένα φωτογραφιών και τις πληροφορίες τοποθεσίας ανεξάρτητα από το ορατό περιεχόμενο.
Μην ανεβάζετε πραγματικό έγγραφο ταυτοποίησης απλώς για να δοκιμάσετε ένα άγνωστο διαδικτυακό εργαλείο απαλοιφής. Ξεκινήστε με ένα πλασματικό αρχείο χωρίς προσωπικά δεδομένα και ελέγξτε πού γίνεται η επεξεργασία και ποια πολιτική διατήρησης εφαρμόζει το εργαλείο.
5. Στείλτε το ελεγμένο αρχείο στη σωστή συνομιλία
Πριν από την αποστολή, ξαναδείτε το όνομα λογαριασμού, το ιστορικό συνομιλίας και τον αριθμό παραληπτών. Αν το έγγραφο πρέπει να το λάβει ένα άτομο, μια ομάδα εργασίας ή ένα δημόσιο κανάλι δεν υποκαθιστά τη συγκεκριμένη συνομιλία. Αρκεί μια σύντομη λεζάντα για τον σκοπό του αρχείου· μην ξαναγράφετε στο μήνυμα τις πληροφορίες που αφαιρέσατε από την εικόνα.
Σύμφωνα με την τρέχουσα τεκμηρίωση ασφαλείας του Livara, τα αρχεία και οι φωτογραφίες κρυπτογραφούνται πριν από τη μεταφόρτωση στις άμεσες συνομιλίες LVR1 και στις συμβατές ιδιωτικές ομάδες LGS1. Ελέγξτε την κατάσταση της συγκεκριμένης συνομιλίας: μια παλαιότερη, μη συμβατή ομάδα μπορεί να βρίσκεται εκτός E2EE, ενώ τα κανάλια προορίζονται για δημόσια δημοσίευση. Η διάκριση ανάμεσα σε δημόσιο κανάλι και ιδιωτική συνομιλία είναι σημαντική για αυτή την επιλογή.
Αυτή η προστασία δεν αφαιρεί πληροφορίες από το ίδιο το έγγραφο και δεν εμποδίζει την αποθήκευση ή αναδημοσίευση από εξουσιοδοτημένο παραλήπτη. Το άρθρο δεν ισχυρίζεται ότι το Livara διαθέτει ενσωματωμένο εργαλείο Redact ή καθαρίζει για εσάς τα έγγραφα από περιττά δεδομένα. Για τη διαδρομή του αρχείου μπορείτε επίσης να συμβουλευτείτε τον οδηγό κρυπτογράφησης φωτογραφιών και συνημμένων.
6. Διαχειριστείτε τα επιπλέον αντίγραφα μετά την αποστολή
Καταγράψτε ποια έκδοση στείλατε, για ποιον σκοπό και σε ποιον παραλήπτη· δεν χρειάζεται να αντιγράψετε ξανά όλα τα στοιχεία ταυτοποίησης για αυτή την καταγραφή. Ρωτήστε τον παραλήπτη πόσο καιρό θα διατηρήσει το αρχείο και αν θα το προωθήσει σε άλλους.
Ελέγξτε τα προσωρινά και περιττά αντίγραφα στις συσκευές σας, λαμβάνοντας υπόψη τις πραγματικές ανάγκες διατήρησης εγγράφων. Η διαγραφή μιας συνομιλίας ή η ενεργοποίηση εξαφανιζόμενων μηνυμάτων δεν αποδεικνύει ότι διαγράφηκαν επίσης το ληφθέν αρχείο, το στιγμιότυπο οθόνης ή το αντίγραφο ασφαλείας του παραλήπτη.
Αν στείλατε το αρχείο κατά λάθος, μια διαθέσιμη επιλογή διαγραφής και ένα αίτημα διαγραφής προς τον παραλήπτη μπορεί να βοηθήσουν, αλλά δεν αποτελούν εγγυημένη ανάκληση. Αν δείτε ενδείξεις κατάχρησης, απευθυνθείτε στον αρμόδιο οργανισμό ή στην κατάλληλη αρχή του τόπου κατοικίας σας μέσω επίσημων οδών· μην περιμένετε απλώς να εξαφανιστεί το μήνυμα.
Σύντομος κατάλογος ελέγχου πριν πατήσετε Αποστολή
- Ο λόγος του αιτήματος και τα απαραίτητα στοιχεία είναι σαφή.
- Έχω επιβεβαιώσει ανεξάρτητα τον παραλήπτη και τον τρόπο υποβολής.
- Εργάστηκα σε αντίγραφο και δεν επέλεξα κατά λάθος το πρωτότυπο.
- Η μέθοδος αφαίρεσης ταιριάζει στον τύπο αρχείου και έχω ελέγξει το τελικό αποτέλεσμα.
- Έλεγξα τις άλλες σελίδες, τους κώδικες, το όνομα αρχείου και τα κρυφά δεδομένα.
- Γνωρίζω ποια είναι η σωστή συνομιλία και ποιοι μπορούν να λάβουν το αρχείο.
- Γνωρίζω ότι μετά την παραλαβή δεν θα έχω πλήρη έλεγχο όλων των αντιγράφων.
Αν κάποια από αυτές τις απαντήσεις δεν είναι σαφής, σταματήστε πριν στείλετε. Λίγα λεπτά ελέγχου σε αυτό το στάδιο είναι ευκολότερα από την προσπάθεια να μαζέψετε τα αντίγραφα ενός εγγράφου αφού διαδοθεί.
